第六章    文书、印章、档案管理制度

第六章    文书、印章、档案管理制度

 

第一节   文书管理

 

第一百二十六条  本所文书包括业务文书、内部文书和其他文书，本所签发的文书应留底备档。

文书由本所统一出具，具体工作由行政人员负责办理。

第一百二十七条  业务文书包括委托代理合同、各类所函、调查专用证明、各类律师函、法律意见书和其他基于委托关系而由本所出具的文书。

第一百二十八条  办理委托手续时，应当使用省律师协会统一印制的委托代理或委托辩护合同，一式三份，委托人持执一份，本所持二份。

委托人不止一名的，委托人根据其数量增加相应持有份数。

委托人对份数有特殊要求的，经主任同意，可按实际情况区别处理。

行政人员应当按照《使用合同编码管理规定》（见附件4）进行编码。

第一百二十九条  行政人员可以办理委托代理合同签订手续，但下列情况须经主任审查同意：

（一）未使用省律师协会或本所统一印制的委托代理合同的；

（二）委托代理合同中含有风险代理条款的；

（三）涉外委托代理或委托辩护合同。

委托代理合同含有本所承担责任或风险条款的，须经合伙（作）人会议或管委会会议审查同意方可签订。

第一百三十条  行政人员可以出具《调查专用证明》，但应在存根联填明调查事项，并由调查律师签名。

各类所函由行政人员根据业务案件登记统一出具。

第一百三十一条  其他业务文书，特别是律师函、法律意见书应经主任审查同意，行政人员方可出具或加盖公章。

第一百三十二条  内部文书包括合伙人会议或管理委员会记录，合伙人协议，章程，律师协会、司法行政机关和本所制定的规章制度，各类内部管理合同和通知等其他律师事务内部管理文书。

内部文书需由合伙人、管理委员会委员签名的，应当签名。

合伙人协议、章程和规章制度需报司法厅备案。

第一百三十三条  其他文书是指本所律师和工作人员因个人事务需要本所出具的证明、函等文书。

其他文书应经主任审查同意后，方可出具。

 

第二节   印章管理

 

第一百三十四条  本所印章包括行政章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和银行预留的主任印鉴或其他个人印鉴。

行政章用于本所出具的文书和其他需要签章的事务；财务专用章用于纳税、支票的签发和其他相关财务事务；合同专用章用于对外签订合同；发票专用章只用于律师业务服务发票；银行预留的个人印鉴只用于办理开户银行所需办理的事务。

第一百三十五条  行政人员根据本制度规定的职权加盖行政章的，应进行公章使用登记，并由使用人签名；需经主任审查同意的，经主任签字批准后方可用印。

第一百三十六条  财务专用章和银行预留的个人印鉴，应分开专人管理，并依据主任签字的财务凭证分别由专人加盖财务专用章和银行预留的个人印鉴。

第一百三十七条  合同专用章由行政人员管理，在签订合同时，应当进行登记。

第一百三十八条  发票专用章应由行政人员管理。

第一百三十九条  印章保管人员须严格执行印章管理的各项规定，坚持原则，勇于负责，并承担擅自用印给本所造成的经济损失。

第一百四十条  本所因合并、分立、解散或被吊销执业证书而终止的，印章应当上缴海南省司法厅。

 

第三节    档案管理

 

第一百四十一条  本所档案包括业务档案和文书档案。

业务档案按照司法部、国家档案局《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》执行。

第一百四十二条  本所档案以电子档案及纸质档案留存

第一百四十三条  本所统一印制业务档案卷宗封面；负责业务受理的行政人员，进行业务案件登记的同时，填写业务档案卷宗封面，交给承办律师。

第一百四十四条  承办律师在办理案件过程中，应收集、保存相关资料，做好立卷、归案的准备工作；结案后，整理案件资料，按照《律师业务档案立卷归档办法》的要求装订成册后，交给管理人员归档。

第一百四十五条  为保证承办律师办结案件后能及时将案件材料装卷归档，凡本所律师所接受委托的案件，在办理委托手续时，应按下列规定缴纳案卷归档保证金：

（一）以1、3、7为编号开头的合同，在签订合同时，承办律师应当按照规定缴纳案卷押金人民币500元；以5为编号开头的合同，在签订合同时，承办律师应当按照规定案卷押金人民币300元。

（二）各所内勤在收到案卷押金后，应当于当日将押金转到指定的账户。

（三）各所内勤每月的第一个工作是应当将上个月所签合同编号和所收取的押金数额报律师事务所主任和办公厅。

第一百四十六条  承办律师在办理案件结案后，应于结案当年亲自将案件材料装卷归档。

如律师不能亲自装订案卷的，可以向所里提出，由所里委托他人装订，每装订一宗案卷，由委托律师向受托人支付劳务费人民币100元。所需费用由内勤直接从承办律师缴纳的案卷归档保证金中支付给受托人。

第一百四十七条  各所内勤在收到承办律师交回的案卷后，应当按照《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》的规定审核案卷装订是否合格。

如发现不合格的案卷，应当告知承办律师，要求重新装订。

经审查案卷合格后，各所内勤应当于当日向办公厅申请退还押金。办公厅收到退还押金申请后三日内将该案卷对应的押金无息退还给承办律师。

第一百四十八条  如承办律师在结案当年不能及时将案件材料装卷归档，逾期达二个月，即次年二月份后才将结案材料归档者，在承办律师将案卷材料归档时，所里仅退还案卷归档保证金中的300元，剩余200元作为逾期归档费予以扣留。

第一百四十九条  承办律师已结案但未按期归档的，年检注册时，本所不得在注册表意见栏签章；对期满聘用律师不得办理续聘手续。

第一百五十条  文书留存根的，行政人员应当对存根按年度归档；未留存根的，行政人员应当按照文书制发单位或类别，依时间先后顺序，对文书进行登记分类归案保存。

第一百五十一条  本所因解散、终止或被吊销执业证的，应将业务档案交同级或上级司法行政机关代管，或向同级档案馆移交。

第一百五十二条  已归档的案卷按年度划分，存放于档案柜内。

第一百五十三条  档案柜由综合部专人保管，上锁防火防盗。

第一百五十四条  保管人员每月定期检查一次，防潮防蛀等情况发生。

第一百五十五条  律师及他人借阅已存档案卷，应进行借阅登记，并应及时完好归还。

第一百五十六条  归档案卷永久保存。

第一百五十七条  本所档案按以下目录编制。

一、人事档案

（每项包括基本情况登记表、简历、合同、简介及照片）

1、律师档案

2、实习律师档案

3、律师助理档案

4、内勤人员档案

5、战略发展部档案

6、其它

二、业务档案

1、律师受理案件批办单

2、合同

（1）刑事案件合同

（2）民事案件合同

（3）经济案件合同

（4）行政案件合同

（5）法律顾问合同

（6）非诉讼案件合同

（7）见证合同

（8）仲裁案件合同

（9）其它

3、收案登记表

4、律师工作统计报表

5、案卷登记表

6、资源档案

7、其它

三、财务档案

1、帐户

2、纳税登记表

3、资产负债表

4、损益表

5、备品登记表

6、其它

四、收文档案

1、文件处理单

2、收文登记表

3、历年文件汇总

4、其它

五、发文档案

1、文件处理单

2、发文登记表

3、历年文件汇总

4、其它

六、培训档案

1、培训计划

2、培训内容

3、培训登记表

4、其它

七、投诉档案

1、投诉登记表

2、处理投诉登记表

3、其它

八、其它

1、所内电话

2、所内邮箱

3、所内通信地址

4、所内邮编

5、其它